Despacho de Abogados: Automatizacion

Despacho de Abogados: La automatización no es un lujo, es una necesidad

Muchos abogados ven los procesos de automatización como un lujo, algo que pueden optar por hacer o no hacer. Pero la experiencia nos dice que esto no es así. Aquellos despachos que no se han modernizado y han seguido trabajando con los sistemas tradicionales de gestión empiezan a quedarse atrás.

La implementación de software que ayuden a automatizar tareas tan cotidianas y repetitivas como la carga de horas, la documentación o la reportería, están ayudando a los especialistas en Derecho a ser mucho más eficientes en su trabajo. De ahí la importancia de las mismas y la necesidad de adaptarse a los nuevos tiempos.

Ventajas con el Software Adecuado

Mejor empleo del tiempo:

Dedicar menos tiempo a las labores de documentación y gestión implica a la vez tener más tiempo para dedicarlo a estudiar los casos y dar una buena atención a los clientes, que debería ser el objetivo fundamental de un especialista en Derecho. Es decir, que el software es un gran aliado para conseguir tiempo que poder dedicar a tareas de mayor valor.

Mejora la productividad:

Para muchos empleados las labores de gestión son la parte que menos les gusta de su trabajo. Al eliminar estas tareas o simplificarlas al máximo el abogado mejora notablemente su motivación, lo que lo impulsa a ser más productivo.

Las negociaciones se cierran antes:

El software de automatización para despachos de abogados permite elaborar documentos y contratos en apenas unos minutos. Esto hace que la negociación con los clientes sea mucho más rápida y aumente el nivel de satisfacción. También permite atender a más clientes en menos tiempo, aumentando la facturación.

Ahorra papel:

La automatización de tareas de gestión básicas implica una reducción notable en el uso de papel, lo que contribuye a cuidar el medio ambiente. Esto puede ser importante incluso de cara a los clientes, ya que los ciudadanos cada vez están más conscientes sobre la necesidad de cuidar el entorno y prefieren trabajar con empresas y profesionales que estén reduciendo su huella medioambiental.

Ayuda en la protección de datos:

La protección de datos de carácter personal se está convirtiendo en un tema cada vez más importante. Gestionar los datos sensibles de forma digital permite salvaguardarlos mejor y controlar en todo momento quién tiene acceso a la información confidencial.

Reduce el error humano:

Hacer tareas repetitivas, como lo son las de gestión, aumenta el riesgo de que se produzca un error en las mismas. Si en lugar de hacer estas tareas de forma manual, se hacen de forma automatizada, el riesgo de error humano se reduce en hasta un 90%.

Claves para seleccionar el software para tu despacho

• Sistema en la nube: La tecnología en Cloud o en la nube es la que se impone en la actualidad. Les permite acceder a toda la información que necesitan desde cualquier lugar. Con este sistema el abogado puede, por ejemplo, completar el registro de horas de trabajo en lugar de tener que dedicar luego tiempo a esta tarea en su oficina.
• Seguridad: La seguridad con respecto a los datos personales es otro de los puntos a valorar. Es recomendable escoger un sistema que permita tener un control de quién accede a los datos y que incluso pueda tener varios niveles de acceso para diferentes trabajadores. De esta forma, si hay cualquier problema de seguridad, es mucho más sencillo detectar dónde está el fallo.
• Personalización: El software debe adaptarse en todo caso a lo que necesita el despacho. Es importante que antes de hacer la elección entre uno u otro la firma analice bien cuáles son sus necesidades, ya que no todas ellas tienen las mismas.
• Precio: Es un criterio importante de elección, pero no debe ser el único. El software para abogados debe ser visto como una inversión y no como un gasto. Es una inversión porque gracias a la automatización y agilización de tareas que permite, los abogados de la firma se vuelven mucho más productivos, lo que se traduce en que consiguen llevar adelante una mayor cantidad de trabajo y por tanto aumentan los ingresos.

Tecnología basada en la nube para Abogados

La cloud computing o computación en la nube hace referencia a todas aquellas herramientas digitales que se pueden utilizar a través de internet, ya sea a nivel particular o empresarial.

Esto significa que cuando una firma implementa una herramienta cloud, los abogados pueden utilizarla a cualquier hora del día (24/7), desde cualquier parte del mundo y a través de cualquier dispositivo con conexión a internet (PC, laptop, tablet o smartphone).

Por ejemplo, una solución cloud bastante utilizada por las firmas en América Latina es CaseTracking.

Le permite a los abogados consultar, monitorear y gestionar todos sus procesos legales mediante internet.

No importa si un abogado se encuentra de viaje en China, esperando en un restaurante o trabajando en la madrugada desde su casa, a través de su computador puede acceder a CaseTracking para mantener un control absoluto de sus juicios en tiempo real.

Otra herramienta cloud muy popular es TimeBillingX, que es un sistema de control de horas y de análisis de la rentabilidad. Normalmente, los abogados registran sus horas de trabajo en Excel, un que no funciona en la nube, por lo que el abogado solo lo puede utilizar mientras permanece en su oficina.

Con TimeBillingX el gerente de la firma puede registrar las horas de trabajo para saber en qué están invirtiendo el tiempo los abogados o también analizar los niveles de rentabilidad de los clientes, todo desde el teléfono móvil a cualquier hora del día.

Las herramientas en la nube no solo son extremadamente útiles para los abogados, sino también para sus clientes, ya que, por ejemplo, utilizando CaseTracking los clientes pueden participar vía online en los flujos de trabajo de sus respectivos procesos jurídicos. De esta manera, la firma promueve y facilita el trabajo remoto entre cliente-abogado.

Esta tendencia tecnológica de igual manera se ha estado expandiendo al sector público. Las herramientas y plataformas en la nube juegan un papel fundamental para mejorar la accesibilidad de los recursos del Poder Judicial hacia las personas, al ofrecerles la oportunidad de que puedan realizar gran cantidad de procedimientos legales desde sus hogares.